Análise do assentamento funcional digital (AFD) sob a perspectiva arquivística e sua implantação no âmbito das IFES
Abstract
Este trabalho apresenta um estudo sobre a análise do Assentamento Funcional Digital (AFD) sob a perspectiva
arquivística e sua implantação no âmbito das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES). O objetivo desta
pesquisa é investigar a implantação do AFD, a partir da análise da Portaria Normativa / SEGRT nº 4, de 10 de
março de 2016, emanada pelo Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão (MP), que efetivou a
instituição do AFD no âmbito dos órgãos e entidades do Sistema de Pessoal Civil da Administração Pública
Federal (SIPEC). A justificativa para essa investigação está relacionada ao resultado da pesquisa realizada, em
2017, pelo Observatório de Documentos Digitais quanto à gestão e preservação dos documentos arquivísticos
digitais das IFES do país. Tal estudo apontou que as instituições não consideram como prioridade investir na
produção, manutenção e acesso aos documentos arquivísticos digitais, constatando-se, portanto, um cenário,
ainda, incipiente para atendimento desta normativa. Para isso, foi levantado um referencial teórico para
fundamentar os objetivos da pesquisa, acerca do Patrimônio Cultural, Patrimônio Documental, Documento
Arquivístico e Documento Arquivístico Digital, Diplomática, Preservação Digital Sistêmica e Cadeia de
Custódia Arquivística. A contextualização do estudo envolve a política nacional de arquivos, as IFES, o Projeto
AFD que faz parte do Sistema de Gestão de Pessoas (SIGEPE) e as respectivas normativas. Trata-se, portanto,
de uma pesquisa de natureza aplicada, quali/quantitativa, exploratória. A coleta de dados foi efetuada por meio
de questionamentos dirigidos às IFES, ao Arquivo Nacional e MP, via Sistema Eletrônico do Serviço de
Informação ao Cidadão (e-SIC). Nesse estudo foi constatado que a Portaria Normativa / SEGRT nº 4, de 10 de
março de 2016, apresentava lacunas e inconsistências, tais como, não informar quais as responsabilidades do MP
acerca da gestão, preservação e custódia física dos documentos do AFD, bem como, as responsabilidades dos
órgãos produtores - as IFES -, pela custódia legal dos documentos arquivísticos fonte de prova. A referida
normativa foi revogada pela Portaria Normativa / SGP nº 9, de 1º de agosto de 2018, da Secretaria de Gestão de
Pessoas do MP, a qual, também, estabelece observância às orientações emanadas pelo Arquivo Nacional. Apesar
disso, o MP não confirmou e não apresentou documentação que comprove a utilização de Sistema Informatizado
de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) e Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq) para
gestão e preservação dos documentos do AFD e afirma que o novo sistema SIGEPE-AFD implementado, tratase
de um banco de dados online. A partir da análise e discussão dos dados levantados, foi possível elaborar
recomendações direcionadas às IFES, apresentando alternativas voltadas à produção, preservação e acesso aos
documentos arquivísticos funcionais fonte de prova e fonte geradora do Assentamento Funcional Digital. Entre
as recomendações apresentadas, está a transformação de Sistemas de Negócio utilizados pelas IFES em SIGAD
de Negócio, de acordo com um dos Cenários de uso de RDC-Arq em conjunto com o SIGAD, apresentados pela
Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE), por meio da Orientação Técnica nº 3, de novembro de
2015. A gestão de documentos é dever do Poder Público e para isso, as normas, as recomendações e as
orientações emanadas pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e pelo Arquivo Nacional (AN) devem
ser respeitadas, assim como, a Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991 e demais normativas a ela vinculadas.
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