O assentamento funcional digital: elaboração de um instrumento de padronização de procedimentos para a Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas da UFSM
Fecha
2020-02-28Primeiro membro da banca
Pedrazzi, Fernanda Kieling
Segundo membro da banca
Costa, Eliandro dos Santos
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Mostrar el registro completo del ítemResumen
Esta pesquisa contribui para que os registros documentais da trajetória funcional de
cada servidor público federal estejam acessíveis de forma padronizada aos usuários do
Assentamento Funcional Digital (AFD) e preservados como fonte para a pesquisa, para a
garantia de direitos e como parte da memória institucional por meio das relações de trabalho.
Também colabora por enriquecer a literatura, servindo de base para outros estudos sobre o
AFD. A pesquisa objetivou elaborar um instrumento de padronização de procedimentos para
execução das atividades de digitalização e registro de documentos dos processos
administrativos que compõem o AFD para o Regime Jurídico Único (RJU) no âmbito da Pró-
Reitoria de Gestão de Pessoas (PROGEP) da Universidade Federal de Santa Maria (UFSM),
delimitando-se aos arquivados junto às pastas funcionais físicas e contidos na versão 14 da
Tabela de Documentos Funcionais (TDF). Quanto à metodologia, classifica-se como uma
pesquisa aplicada de abordagem qualitativa e quanto aos procedimentos técnicos, trata-se de
um estudo de caso. A coleta de dados ocorreu através da observação direta, da pesquisa
documental e bibliográfica, e de entrevistas com funcionários da PROGEP/UFSM. Os
resultados do registro da trajetória de implantação do AFD na Instituição demonstram que a
UFSM está engajada com o AFD desde a criação do mesmo em 2011 e que, desde então, tem
trabalhado no atendimento às normativas e na qualificação dos serviços voltados ao AFD.
Além disso, percebeu-se a relevância de observar as recomendações do Arquivo Nacional e
Ministério da Economia (ME) na digitalização e operacionalização dos equipamentos, assim
como da definição da etapa para a captura digital, a fim de contextualizar o AFD no fluxo dos
documentos. Foi verificada a necessidade de padronizar o registro dos metadados para
inclusão de documentos no sistema como forma de aprimorar a gestão de documentos e
facilitar o trabalho de gestão de pessoas. Como produto final foi elaborado o Manual do AFD
para processos administrativos da PROGEP/UFSM, que após validado por meio do Modelo
SCALE (Suporte Credibilidade Acurácia Legitimidade Estrutura), demonstrou orientar os
servidores da PROGEP na execução das atividades de digitalização, registro de metadados e
inclusão de documentos no SIGEPE-AFD de forma padronizada e em consonância com as
normativas do ME e a legislação arquivística, atingindo assim, os objetivos da pesquisa.
Conclui-se que a tecnologia vem revolucionando constantemente o modo de transmissão das
informações e documentos e que o AFD insere-se neste contexto como uma ferramenta
facilitadora da gestão de pessoas no País por meio da agilidade no acesso aos documentos,
justificando a necessidade de padronização dos procedimentos a ele direcionados.
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