O patrimônio documental e a memória da universidade: um instrumento de acesso aos atos legais e normativos da UFSM
Fecha
2013-06-25Metadatos
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Este trabalho apresenta um estudo sobre descrição e a difusão arquivística das
resoluções do Reitor da Universidade Federal de Santa Maria. Devido ao seu valor
probatório e informativo, os documentos decorrentes dos atos legais e normativos
da Universidade Federal de Santa Maria são considerados de caráter permanente,
ou seja, são documentos históricos, que compõe o patrimônio documental da
Universidade. Atualmente, a maioria destes documentos está acessível apenas em
suporte papel. Ainda assim, o número de consultas é elevado, devido à relevância
desses documentos e ao uso para tomada de decisões. A disponibilização destes
documentos, utilizando-se de ferramentas tecnológicas, permitiria, portanto, um
maior e melhor acesso a estes. Neste contexto, o objetivo deste estudo consiste
na descrição do patrimônio documental arquivístico do Gabinete do Reitor, da
Universidade Federal de Santa Maria, a fim de difundir os seus atos legais e
normativos. O método de investigação escolhido é o estudo de caso, e como
instrumentos de coleta de dados, foram utilizadas a observação e a análise
documental. Para realizar a descrição foi estabelecido o quadro de padrões,
normas e metadados para o desenvolvimento da descrição e elaboração do
instrumento de descrição. Esse quadro de padrões e metadados foi implementado
no sistema eletrônico da Universidade (SIE). O acervo foi digitalizado e descrito
conforme a Norma Brasileira de Descrição Arquivística NOBRADE.
Posteriormente, publicou-se o instrumento online: um catálogo das Resoluções do
Reitor. O catálogo facilitou a busca e o acesso às resoluções do reitor, que já eram
documentos muito consultados. Por ser online, o instrumento possibilitou maior
acesso a este acervo e auxilia na preservação do original em suporte papel, pois
evita o seu manuseio. O desenvolvimento desta pesquisa, descrevendo e
preservando o patrimônio documental, é significativo tanto para a Universidade
como para a Arquivologia. Dessa forma, a pesquisa contribuiu para os estudos
quanto à Descrição Arquivística, o emprego de suas normas, e a utilização da
tecnologia da informação para disponibilizar o resultado desta descrição.