Digitalização de documentos: implicações no acesso às informações arquivísticas
Abstract
A digitalização de documentos arquivísticos tornou-se uma atividade frequente nas
Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) do Brasil, justificada pela necessidade de
acesso ágil às informações arquivísticas, elementos que servem como subsídio no
desempenho das atividades administrativas e para a tomada de decisão. Além disso, em se
tratando de acervos históricos e culturalmente relevantes, a digitalização possibilita aos
pesquisadores e interessados o acesso às informações que reconstituem a trajetória de
determinada organização ou local, repercutindo na difusão do patrimônio documental. Frente
a isso são necessários estudos que definam parâmetros da captura digital que possibilitem
atingir os objetivos para os quais os representantes digitais foram criados, no caso específico
desta pesquisa, o propósito de acesso às informações. Dessa forma, o objetivo geral deste
estudo foi investigar e recomendar especificações (resolução, formatos de arquivo,
profundidade de cor) voltadas ao processo de digitalização de documentos da Universidade
Federal da Fronteira Sul (UFFS) visando o acesso às informações arquivísticas. Os objetivos
específicos pautaram-se em: apontar as implicações da digitalização para o acesso à
informação arquivística que constitui o seu patrimônio documental; apresentar os aspectos
legais que envolvem a digitalização de documentos no contexto brasileiro; identificar os
documentos arquivísticos digitalizados, averiguando o uso dos representantes digitais
resultantes desse processo, bem como descobrir se há instrumentos (manuais, guias,
recomendações, etc.) que orientam sobre o processo de digitalização; analisar as
especificações adotadas na digitalização de acordo com a finalidade de acesso às informações;
e, elaborar recomendações voltadas ao processo de digitalização de documentos com fins de
acesso à informação. Atendendo aos objetivos supracitados, realizou-se a análise do contexto
da digitalização de documentos na UFFS, avaliando-se as especificações adotadas de acordo
com o propósito de acesso à informação. Concluiu-se que a captura digital adotada na
Instituição favorece o acesso às informações, mas apresenta possibilidade de ajustes que
resultariam em uma melhor gestão dos representantes digitais ao longo do tempo. Dessa
forma elaboraram-se as Recomendações para a Digitalização de Documentos: Finalidade de
Acesso às Informações Arquivísticas, onde constam orientações voltadas à captura digital dos
documentos da UFFS. Embora estas recomendações sejam voltadas ao contexto da referida
instituição, podem servir de referência para outros projetos de digitalização que tenham como
propósito o acesso e preservação das informações arquivísticas.