Requisitos arquivísticos para a gestão, preservação e acesso ao patrimônio documental digital da Prefeitura Municipal de Santa Maria - RS
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Date
2022-02-22Primeiro membro da banca
Cordenonsi, Andre Zanki
Segundo membro da banca
Nunes, Janilton Fernandes
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O presente trabalho realizou uma investigação e análise em requisitos arquivísticos para a gestão da
preservação e acesso digital do patrimônio documental na Prefeitura Municipal de Santa Maria (PMSM).
Com o propósito de identificar necessidades e carências em soluções tecnológicas e arquivísticas para
auxiliar no processo de preservação à longo prazo, autenticidade dos documentos arquivísticos, difusão,
acesso e transparência ativa. Este estudo tem como objetivo apresentar uma proposta utilizando soluções
baseada em software livre para a PMSM sob a perspectiva na análise dos requisitos arquivísticos. A
justificativa para essa investigação advém do fato que as instituições públicas e privadas estão optando
cada vez mais por recursos e soluções digitais. Ao utilizar essas soluções acaba resultando na criação,
consumo e tramitações de documentos digitais que possuem valor arquivístico e estes devem receber
ações corretas de preservação e acesso, para que a informação não seja adulterada, perdida ou que não
chegue aos devidos interessados. A PMSM herda o modo tradicional arquivístico de preservação de
documentos no suporte analógico, mas é principiante nesse processo de produção de documentos em
suporte digitais, guarda e acesso à longo prazo. Diante deste fato, para auxiliar a gerir esse processo, o
uso de tecnologias em padrões de código aberto é uma forma de facilitar ações de preservação e acesso,
além de auxiliar nos cofres públicos e transparência. Nesse sentido, levantou-se referencial teórico para
embasar os objetivos do estudo, tratando sobre o patrimônio cultural e documental, preservação digital,
normas e padrões arquivísticos, cadeia de custódia, software livre, repositórios arquivísticos digitais
confiáveis (RDC-Arq) e plataformas arquivísticas de difusão, acesso e descrição de documentos. A
contextualização da pesquisa refere à Prefeitura Municipal de Santa Maria (PMSM), envolvendo a
Secretaria de Gestão e Modernização (SGM), Superintendência de Tecnologia da Informação (STI) e o
Setor de Arquivo. É uma pesquisa de natureza aplicada, descritiva, com abordagem qualitativa e se
caracterizou como um estudo de caso. A coleta de dados foi através de um formulário submetido via
ouvidoria no portal web da instituição, que indagou sobre a situação atual da PMSM em relação ao
processo de criação, preservação e difusão do patrimônio documental digital e as ações que estão sendo
tomadas. Esta análise constatou que: a PMSM é iniciante na produção de documentos digitais e nato
digitais, bem como carências e necessidades de ações em preservação digital, resultando que os
documentos digitais não estão sob um ambiente controlado (SIGAD), não estarem preservados em um
RDC-Arq e o acesso não ocorre em uma plataforma arquivística. Entretanto, para cumprir os objetivos
e servir como produto do Mestrado Profissional em Patrimônio Cultural da UFSM, a elaboração de uma
proposta com uma solução baseada em software livre, que consistiu na implantação de um repositório
digital, o Archivematica e para difusão, acesso e transparência ativa no AtoM, ambos interoperáveis,
visando atender a manutenção cadeia de custódia arquivística sob o patrimônio documental em suporte
digital. Espera-se, portanto, que os resultados obtidos nesta pesquisa possam servir de referência para a
comunidade que tenha interesse na área de preservação digital.
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