O apoio técnico administrativo aos departamentos didáticos em uma universidade: o caso da secretaria unificada dos departamentos SUDEP/UFSM campus Frederico Westphalen
Abstract
A presente pesquisa teve por objetivo analisar a sistemática adotada nos processos administrativos da Secretaria Unificada dos Departamentos (SUDEP) da Universidade Federal de Santa Maria Campus Frederico Westphalen. Por ser uma estrutura de secretaria nova, diferente da adotada na sede da universidade, em que todos os servidores da secretaria atendem às demandas de todos os departamentos do Campus, é possível que haja algumas dificuldades na execução dos processos cotidianos. Com o objetivo de identificar as existentes e propor subsídios para minimizá-las ou extingui-las, foi realizado este estudo. A pesquisa concentrou-se nos processos realizados na SUDEP e teve como sujeitos pesquisados os servidores dessa secretaria. A metodologia utilizada foi a pesquisa qualitativa descritiva, com coleta de dados, utilizando questionários e entrevistas semiestruturadas aplicados aos servidores da SUDEP, para a identificação dos processos que são realizados na secretaria bem como os que exigem formalização e os que não exigem formalização. De posse destes dados, procedeu-se à classificação dos processos que exigem formalização, tendo como categorias de análise o grau de dificuldade e o tempo de execução, classificados em primários e críticos, utilizando-se o modelo proposto por Valle e Oliveira (2009). De um total de quatorze processos identificados que exigem formalização, cinco foram classificados como primários e nove como críticos. Com isso, foram criados fluxogramas, nos quais foi possível demonstrar, de forma clara, o fluxo que as etapas de cada processo segue durante seu desenvolvimento, proporcionando subsídios de fácil entendimento e aplicação para a elaboração de orientações formalizadas em procedimento-padrão dos processos considerados críticos pelos atuais servidores desse setor. Além disso, foi possível identificar que todos os processos considerados críticos têm relação com o planejamento da instituição, no qual alguns têm características relacionadas ao planejamento estratégico e outros, relacionadas com o planejamento operacional. Conclui-se que a pesquisa atingiu seus objetivos, identificando quais os processos desenvolvidos na SUDEP que apresentam maiores dificuldades no seu desenvolvimento e propondo subsídios, sob a forma de fluxogramas, que servirão para melhorar o desenvolvimento dos processos e contribuir para o alcance dos objetivos institucionais.