Acesso e transparência ativa de informações e documentos do IFRS através da plataforma arquivística AtoM
Abstract
O Instituto Federal do Rio Grande do Sul é uma instituição de ensino importante para o desenvolvimento socioeconômico local e regional, que forma e qualifica cidadãos para atuarem profissionalmente nos diversos setores da sociedade. Tendo como atividade-fim o ensino, pesquisa e extensão, a Instituição, ao longo dos seus 10 anos tem acumulado importante acervo documental. Dessa forma, esta pesquisa visou o desenvolvimento de um estudo que tratasse de proporcionar a transparência ativa de informações e documentos arquivísticos do IFRS aos cidadãos, tendo como recorte os documentos do Fórum Interno dos Servidores da Reitoria, do período de 2015 a 2018. O estudo se justifica pela necessidade de proporcionar maior visibilidade ao patrimônio arquivístico da Instituição, cumprindo assim com a LAI, através da transparência ativa. De maneira a embasar os objetivos da pesquisa, foram utilizados referenciais teóricos que tratam de patrimônio cultural e patrimônio documental arquivístico, arquivologia, princípios arquivísticos, classificação e arranjo, descrição arquivística e suas normas, o software ICA-AtoM (AtoM), difusão e acesso e a política nacional de arquivos. A contextualização da pesquisa situa os Institutos Federais de Educação, Ciência e Tecnologia e sua criação, o Instituto Federal do Rio Grande do Sul e a Coordenadoria de Gestão Documental da instituição e o Fórum Interno dos Servidores da Reitoria. A pesquisa é de natureza aplicada, descritiva, quali/quantitativa. Com base nos procedimentos técnicos utilizados, a pesquisa se caracteriza como estudo de caso, embasado pela consulta bibliográfica e documental. A coleta de dados foi realizada através de informações disponíveis em websites, análise de documentos da Instituição, bem como esclarecimentos através de correio eletrônico ao Arquivo Nacional. A partir dos resultados da pesquisa foi possível: identificar o fundo de arquivo do IFRS, em uma visão minimalista, sendo este um fundo aberto, que tem como sua primeira subdivisão os seus subfundos, que correspondem às unidades da Instituição; identificar todos os Campi e Reitoria como Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos; sistematizar o fundo de arquivo do IFRS e definir seus níveis de descrição; implementar o AtoM como plataforma arquivística institucional de acesso e transparência ativa de informações e documentos do IFRS. A partir da descrição multinível compartilhou-se as informações e documentos através do AtoM e elaborou-se o catálogo do dossiê do Fórum Interno dos Servidores da Reitoria como instrumento de pesquisa corroborando, assim, com o acesso e a transparência ativa de informações e documentos no IFRS.
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