Melhoria contínua e transformação digital na Universidade Federal de Santa Maria: desafios de um processo sob a percepção de envolvidos
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Data
2023-08-11Primeiro membro da banca
Alves, Anabela Carvalho
Segundo membro da banca
Sarturi, Greici
Metadata
Mostrar registro completoResumo
A pesquisa tem por objetivo propor o aprimoramento de fluxo do processo
administrativo-acadêmico ‘Inscrições no Benefício Socioeconômico (BSE)’ na Universidade
Federal de Santa Maria (UFSM), por meio dos preceitos do pensamento enxuto e da
transformação digital. O procedimento de coleta de dados foi desenvolvido em duas etapas: na
primeira, quantitativa, aplicou-se uma survey. A segunda etapa, qualitativa, foi realizada através
de entrevistas. Para a pesquisa survey, aplicou-se um questionário estruturado com 52 questões
fechadas, subdivididas em cinco blocos, e utilizou-se uma escala tipo likert de cinco pontos,
contemplando dimensões sobre: Qualidade e Eficiência do serviço e Redução geral de custos
(desperdícios), elaboradas a partir dos estudos de Julião e Gaspar (2021) e Muiambo, Joao e
Navas. (2022); Infra estrutura e Suporte administrativo, retiradas dos estudos de Tetteh (2018) e
Pastore, Manuti e Scardigno (2021). A coleta de dados da segunda etapa envolveu a aplicação de
cinco entrevistas para os envolvidos no processo de inscrições no Programa de Benefício
Socioeconômico (BSE) da Universidade Federal de Santa Maria (UFSM). Optou-se por uma
entrevista semiestruturada, composta de 17 perguntas. Antes de sua aplicação, essa estrutura foi
submetida à avaliação de especialistas e ao pré-teste. O procedimento de análise de dados
envolveu três etapas: na primeira, quantitativa, foram aplicadas quatro técnicas de análise:
descritiva, fatorial exploratória, Teste t e ANOVA com Post Hoc. Já na segunda etapa, qualitativa,
realizou-se a análise de conteúdo. Os resultados indicam, na pesquisa quantitativa, que a maioria
dos participantes não apresentou dificuldades de interação com o portal do BSE. No entanto,
pode-se verificar algumas diferenças de percepção entre os diferentes grupos de alunos. No caso
dos grupos compostos por alunos moradores e não moradores da casa do estudante, a divergência
relaciona-se ao fator presteza e clareza da equipe de staff; entre os alunos que ingressaram pela
reserva de cotas de baixa renda, ao fator otimização do processo online; e entre aqueles alunos
que ingressaram antes ou durante a pandemia, aos fatores instalações e apoio presencial.
Qualitativamente, os resultados indicam que houve uma certa resistência, por parte dos
entrevistados, em utilizar a plataforma após a mudança do processo parcialmente online para o
integralmente online, através do portal do BSE, em virtude, principalmente, da confidencialidade
de dados e da adaptabilidade da rotina de trabalho em meio ao cenário pandêmico, sobretudo
porque, em decorrência disso, não houve um processo de sensibilização e divulgação da
mudança, tampouco um período de testes e transição. A maioria dos entrevistados percebe
dificuldades em questões ligadas à necessidade de integralização de sistemas, ações sólidas de
comunicação intrainstitucional e proteção de dados. Dessa forma, no produto tecnológico,
destaca-se a necessidade de melhorias para tornar o processo mais intuitivo, desenvolver uma
inscrição integrada e ações de comunicação consistentes, como um tutorial detalhado sobre o
preenchimento dos dados e submissão de documentos; garantir participação ativa no “pensar” o
processo de atores que gerenciam ações dependentes do BSE; e promover alinhamento
arquivístico que garanta a proteção de dados. Sendo assim, tal produto será apresentado à
instituição para análise da viabilidade da aplicação das melhorias propostas, para desenvolver
atividades que capacitem os envolvidos no processo e, com isso, minimizar desperdícios.
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